วิธีการเขียนจดหมายให้ลูกค้าชำระ

เมื่อมีการร้องขอการชำระเงินของลูกค้า จะใช้มาตรการที่เหมาะสมในการสร้างจดหมายที่มีประสิทธิภาพเพื่อส่งให้กับพวกเขา จดหมายคำขอชำระเงินจะใช้เมื่อลูกค้าไม่ชำระใบแจ้งหนี้ในวันที่กำหนด ยิ่งลูกค้าใช้เวลาในการชำระใบแจ้งหนี้นานเท่าไหร่ตัวอักษรที่ บริษัท เขียนถึงลูกค้านี้ก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น จดหมายร้องขอการชำระเงิน จะต้องมีความสุภาพชัดเจนและต้องให้รายละเอียดเกี่ยวกับการละเมิดที่ลูกค้ากระทำ

ขั้นตอนในการปฏิบัติตาม:

1

ใช้หัวจดหมายของ บริษัท เนื่องจากมีข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับองค์กรและมักจะดูเป็นทางการมากกว่า

2

จดหมายจะต้องส่งถึงบุคคลที่เฉพาะเจาะจง คุณต้องมีวันที่ของตัวอักษรตามด้วยชื่อและที่อยู่ของลูกค้า พูดถึงคนที่พูดว่า "เรียน" ตามด้วยชื่อเต็มของลูกค้า

3

ระบุวัตถุประสงค์ของจดหมาย จดหมายสำหรับการร้องขอการชำระเงินจะต้องสื่อสารวัตถุประสงค์นี้อย่างชัดเจนในตอนต้นของการเดียวกัน ใช้น้ำเสียงระดับมืออาชีพและใช้คำพูดที่เป็นบวกและอบอุ่น

4

รวมถึงรายละเอียดของหนี้ ระบุวันที่ของการบริการสำหรับหนี้นี้วันที่ครบกำหนดดั้งเดิมและจำนวนเงินที่ค้างชำระรวมถึงค่าธรรมเนียมล่าช้า มันมีหมายเลขใบแจ้งหนี้ทำให้ลูกค้าสามารถค้นหาเอกสารต้นฉบับได้ง่ายขึ้น หลาย บริษัท จะมี สำเนาของใบแจ้งหนี้เดิม ในจดหมายประเภทนี้ แจ้งลูกค้าเกี่ยวกับอัตราดอกเบี้ยของการชำระล่าช้า

5

ขอให้ลูกค้าชำระเงิน ลูกค้าทราบดีว่าสามารถหลีกเลี่ยงการเรียกเก็บเงินล่าช้ากว่ากำหนดได้โดยชำระจำนวนเงินที่สอดคล้องกันภายในระยะเวลาที่กำหนด ขอให้ลูกค้าโทรหาคุณเพื่อจัดการหากเขาไม่สามารถชำระเงินเต็มจำนวนในวันนั้น รวมถึงการขยายหมายเลขโทรศัพท์โดยตรงของคุณหากจำเป็น รวมที่อยู่อีเมลของคุณและเสนอการติดต่อของคุณผ่านแบบฟอร์มนี้หากลูกค้าต้องการ

6

ขอบคุณลูกค้า หากชำระเงินเรียบร้อยแล้วขอขอบคุณลูกค้า ขอบคุณลูกค้าล่วงหน้าสำหรับการส่งการชำระเงินที่รวดเร็ว บอกลูกค้าว่าหากคุณมีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับเรื่องนี้อย่าลังเลที่จะโทร